niedziela, 6 września 2015

Nie chcem, ale muszem

Otrzymałem wczoraj od Micheangelo listę wystawców tegorocznej strefy targowej Międzynarodowego Festiwalu Komiksu i Gry. Niezwłocznie też zabrałem się do przygotowania planu stoisk targowych dla firmy od zabudowy. I niespodzianka. Na liście brakuje wielu wystawców, którzy wynajmowali stoiska w roku ubiegłym, a niektórzy z nich przyjeżdżali na festiwal od wielu lat. Podobno spis jest kompletny w 90%, więc może się zmienić. Ja jednak muszę przygotować plan stoisk do 13 września, a termin rezerwacji miejsc w strefie targowej upływa 18 września. Jak więc mam na planie umieścić stoiska, których rezerwacja jeszcze do organizatorów nie dotarła? Antycypować?

Nie znam drugiej, tak dużej, wydawałoby się poważnej imprezy targowej, w której rezerwacja stoiska byłaby możliwa do ostatniej chwili. Zazwyczaj termin przyjmowania zgłoszeń od wystawców upływa kilka miesięcy przed festiwalem. Domyślam się, że krótki czas do imprezy może sprzyjać pozyskaniu nowych uczestników, ale skutecznie dezorganizuje planowanie strefy targowej. Przecież można byłoby skrócić termin rezerwacji dla stałych bywalców festiwalu, których jest większość, a nowych wystawców obdarzyć „dziką kartą”.

Układ stoisk w strefie targowej festiwalu jest bardzo delikatnej natury. Każdy wystawca chciałby zajmować miejsce jak najbliżej wejścia. A przynajmniej mieć stoisko w tym samym punkcie, jak w roku ubiegłym. Co mam więc zrobić, jeśli nie otrzymałem jeszcze zgłoszenia od stałego wystawcy? Umieścić w tej samej przestrzeni nowego? Wszak termin rezerwacji upływa dopiero 18 września, a plan stoisk muszę przygotować tydzień wcześniej.

Nie chcem, ale muszem...

Kiedy w ubiegłym roku podzieliłem się na blogu kilkoma uwagami krytycznymi dotyczącymi łódzkiej imprezy Pik skomentował to słowami: „nie dowala się tym, z którymi się współpracuje”. Oczywiście, miał rację. Jednak co powinienem zrobić, jeśli działania współpracowników były często nieprofesjonalnie, a oni sami zachowali się dość niefrasobliwie? Ponadto, nie słuchali dobrych rad, a wszelkie uwagi ignorowali. Czy miałem milczeć? Przecież ja też jestem organizatorem i zależy mi bardzo, żeby festiwal był sprawnie przygotowywany. Oczywiście, nie jestem nieomylny, ale ponad ćwierć wieku przygotowań i udziału w przeróżnych imprezach targowych sprzyjało nabyciu przeze mnie odpowiedniego doświadczenia. Stażem przebijam wszystkich pozostałych organizatorów.

Może to dziwne, ale staram się zawsze, żeby nie tylko organizatorzy, lecz także pozostali uczestnicy byli zadowoleni z udziału w kolejnym festiwalu. Tym bardziej mi było przykro, kiedy w trakcie ubiegłorocznej imprezy opiekun strefy gier planszowych zarzucił mi zignorowanie tego punktu programu. Zabrakło bowiem stolików, na których miały odbywać się rozgrywki. Oczywiście, pretensja mylnie skierowana była do mnie, bowiem od tamtego roku zajmowałem się wyłącznie przygotowaniem planu zabudowy strefy targowej. Nie byłem więc odpowiedzialny za organizowanie poszczególnych elementów stoisk. Jednak informowałem „dyrektoriat” wcześniej, że bardzo duża ilość stolików będzie potrzebna do strefy gier, i może ich zabraknąć. Odpowiedź, że stolików w Arenie jest od _uja i na pewno dla każdego ich wystarczy, ucinała dalszą dyskusję na ten temat.

Strefa targowa festiwalu 2014 roku charakteryzowała się poważnym deficytem elementów zabudowy. Nie było stolików dla „planszówek” i wielu stoisk kolekcjonerskich. Pod koniec przygotowań do imprezy zabrakło również ścian do budowy stoisk, czy lad. Organizatorzy odpowiedzialnością za ten problem obarczyli firmę dostarczającą konstrukcje targowe. I częściowo mieli rację. Wszak firma od zabudowy obsługiwała w tym samym czasie inną, dużą imprezę targową w Łodzi. Ale przecież wstępne zamówienie organizatorów festiwalu opiewało wykorzystanie mniejszej ilości elementów konstrukcyjnych. Sytuacja byłaby dużo gorsza, gdybym przed imprezą nie zaplanował „odchudzenia” stoisk targowych (pisałem o tym na blogu). Zabrakłoby wtedy konstrukcji i ścian do budowy wielu stoisk. I byłaby katastrofa.

Dzień przed imprezą, kiedy do organizatorów dotarło, że stolików nie wystarczy dla gier planszowych, znalazłem również rozwiązanie tego problemu. Sześćdziesiąt sztuk przeznaczone dla strefy zajęła ekspozycja LEGO. Stoliki wspierające budowle z klocków nie były zbyt efektywnie wykorzystane. Można byłoby je zastąpić płytami wiórowymi przyciętymi na odpowiedni wymiar w pobliskiej Castoramie. Płyty przykryte suknem i oparte na pojedynczych stolikach nie różniłyby się wyglądem. Pięćdziesiąt uwolnionych w ten sposób stolików można by było wykorzystać do innych celów. Koszt całej operacji byłby niewspółmierny do zysku (metr kwadratowy płyty 13-15zł, a wynajęcie stolików o podobnej powierzchni 140zł). Oczywiście, mój pomysł nie został zrealizowany. Zabrakło woli, albo chęci.

Jako wieloletni organizator przeróżnych imprez (nie tylko komiksowych) zdaję sobie sprawę, jak trudne i niewdzięczne jest przygotowanie kolejnego festiwalu. Ile wysiłku wymaga praca nad każdym punktem programu. Sukcesy zazwyczaj są niezauważane, natomiast porażki nadmiernie wyolbrzymiane. Dlatego proszę tekst ten traktować, jako formę krytyki konstruktywnej, nie zaś próbę „dowalenia współpracownikom”. Jest on podyktowany wyłącznie troską o kształt przyszłych imprez. W końcu, ja też jestem organizatorem tego konwentu. Od początku jego istnienia. Czuję się więc za niego odpowiedzialny.

Przelewanie własnych przemyśleń festiwalowych na e-papier nie jest moim ulubionym zajęciem. Jednak wszelkie inne formy polemiki z organizatorami imprezy nie przynoszą pozytywnych rezultatów. Dlatego, mimo że nie chcę upubliczniać festiwalowych problemów, muszę to zrobić dla dobra imprezy.